JuniorWEB^© Rilevazione Presenze: Dematerializzazione Note Spese

Il modulo Note Spese del software di rilevazione presenze JuniorWEB^©  è stato implementatato  con una funzione per la dematerializzazione documenti (es. scontrini, ricevute ecc..). L'upload dei documenti può essere effettuato direttamente dal dipendente tramite il suo smartphone o da Pc. La nuova funzione è disponibile con un modulo aggiuntivo nelle Note Spese  (Vs. 2.50 o superiore, sia per Cloud che per Licenza). 

La funzione di upload dei documenti note spese è stata sviluppata per: velocizzare l'invio dei documenti all'ufficio competente dei rimborsi, migliorare e semplificare la procedura di controllo/approvazione degli stessi, dematerializzare tutta la documentazione nota spese, tramite la conservazione elettronica (scarica allegato Risposta n. 740/2021 Agenzia Entrate). 

Vediamo insieme il funzionamento: nel software presenze JuniorWEB^©  lo User accede al suo account (cartella NOTE SPESE), inserendo per ogni record: data documento (scontrino o ricevuta allegata), tipologia di spesa, importo da rimborsare, eventuali note ed infine allega il documento (operazione possibile direttamente dal proprio smartphone). Terminato l'inserimento preme il tasto "Richiedo le seguenti note spese". Vedi immagine in alto. Il tasto sotto "Consulta note spese richieste" consente al dipendente di controllare tutte le note spese richieste di verificare lo "stato" ( es.: richieste, approvate, negate ecc..).

Immediatamente dopo che lo User ha inserito le richieste di rimborso, il manager/admin competente riceve una mail di alert con l'elenco delle note spese inviate. Accedendo al software presenze JuniorWEB con le sue credenziali (menù FUNZIONI=>NOTE SPESE), visualizza tutte le richieste di rimborso (inclusi i documento allegati) e può selezionare le singole per approva/nega. Automaticamente il dipendente riceverà una mail di alert per l'esito dei rimborsi. Vedi immagine sotto. 

Premendo il tasto in basso a destra "Consulta note spese" (immagine precedente), l'admin accede al riepilogo delle note spese di tutti i dipendenti con il relativo stato ( approvate, negate, richieste ecc..), e ai relativi documenti. Vedi le 2 immagini seguenti.

Nel singolo record di ogni nota spesa (stato "approvata", vedi immagine sopra "Elenco Note Spese") compare il tasto "Download", che consente di scaricare automaticamente (nella cartella download del Pc) tutti i file rinominati nella seguente modalità: "Codice fiscale , data documento, nome file". In questo modo è possibile predisporre, periodicamente, i dati dematerializzati per la conservazione elettronica (scarica sotto Ag. Entrate Risposta_740_20.10.2021.PDF). Vedi esempio nell'immagine seguente.

   Vantaggi modulo Dematerializzazione Note Spese di JuniorWEB^©:

• accesso via web (intranet , internet),
• velocizzare l'invio dei documenti all'ufficio competente dei rimborsi, 
• migliorare e semplificare la procedura di controllo/approvazione degli stessi, 
• dematerializzare tutta la documentazione nota spese, tramite la conservazione elettronica (scarica allegato Risposta n. 740/2021 Agenzia Entrate).

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