Ci sono problematiche nelle attività aziendali che sono legate ad accessi incontrollati di beni importanti, oppure di luoghi dove si gestiscono documentazioni o apparati che non devono essere accessibili da chiunque, in tutti i casi dove gli ingressi hanno la necessità di essere tracciati e monitorati.
In molti casi ci si affida a sistemi vecchi o obsoleti, come l’uso di chiavi oppure da persone che fanno o meno a loro discrezione accedere personale che non viene controllato a dovere.
Le classiche chiavi sono soggette a perdite, sottrazioni, furti, o peggio ancora di passamano con palesi difficoltà di avere un chiaro quadro di cosa succede in zone che non devono essere fuori dal monitoraggio costante e violazioni della sicurezza, oltre che non essere conformi alle moderne normative sulla privacy andando incontro a futuri problemi che possono essere di reputazione aziendale o ancor peggio di sanzioni nel caso di sottrazioni di dati o informazioni sensibili.
Un sistema di controllo accessi moderno
Con gli attuali sistemi, che sono composti da terminali in grado di fare accedere alle sole persone autorizzate, si possono adottare policy di sicurezza certe, con autenticazioni degli utenti distribuite in modo personale e puntuale.
Il tutto abbinato a software di gestione che tracciano in tempo reale le persone che effettuano gli ingressi.
Fai uso di sistemi di autenticazione certi
Cerca di evitare sistemi di autenticazione utenti basati sul badge o Pincode, che possono essere smarriti, sottratti o duplicati. Meglio se ricorri a sistemi biometrici come ad esempio impronta digitale o riconoscimento facciale.
Conserva un tracciamento degli accessi
Controlla che il software accessi mantenga per un periodo sufficiente il tracciamento di chi ha avuto accesso alle varie zone e quando, per agevolare le indagini in caso di necessità.
Ricorri a politiche di sicurezza scritte
Devi tracciare in modo inequivocabile le politiche di sicurezza, ad esempio quali utenti hanno accesso, in quali zone, in che orari del giorno e in che giorni della settimana. Allo stesso modo traccia la procedura da seguire in caso che un utente smarrisca il badge o il PIN e quali provvedimenti adottare in caso di accessi non consentiti.
Per la tua azienda, ma soprattutto per il clima dei dipendenti
Coinvolgi e responsabilizza le persone, facendo capire che in questo modo sono più in protezione anche loro, rendendo in forma scritta e chiara come devono comportarsi gli utenti, come sono tracciati e quali dati vengono memorizzati dalla tua azienda.
I tuoi collaboratori possono solo apprezzare questo, sia nei confronti della tua attività di sicurezza, sia nei confronti dei soliti furbi che ci sono in ogni azienda, pronti a scaricare responsabilità su colleghi, lasciando solo malumore e incomprensioni.
La registrazione degli accessi anche per i visitatori ed ospiti
Anche gli accessi esterni, ad esempio di visitatori, collaboratori esterni ed ospiti, devono essere coinvolti in questo processo, utilizzando sistemi semplici di pre-registrazione temporanee e tenere una tracciabilità puntuale e precisa.
Opta per un sistema di controllo accessi “scalabile”
Scegli un sistema di controllo accessi del tipo “scalabile”, in modo che sia espandibile ad un numero di utenti e porte superiore senza difficoltà.
Considera soluzioni in Cloud
La flessibilità e scalabilità di sistemi basati su Cloud in molte situazioni si rivelano vincenti, anche in molte situazioni di sedi diffuse, per centralizzare il controllo, non essere vincolati a installazioni su PC o server comunque accessibili, eliminando costi di installazione software, manutenzione e aggiornamenti.
