Se devi selezionare un software di rilevazione presenze in cloud è importante valutare in primis le tue esigenze aziendali e in base a queste fare una panoramica sulle soluzioni che ti offre il mercato.
In generale un software di rilevazione presenze in cloud ti porta diversi benefici rispetto ai tradizionali sistemi presenze, come ad esempio il poter accedere al sistema da qualsivoglia dispositivo connesso ad internet, la diminuzione dei costi di gestione ed infine la possibilità di integrarti con altri gestionali.
Per scegliere il software presenze cloud migliore per te, valuta i seguenti punti:
Interfaccia
In un software di rilevazione presenze cloud l’interfaccia deve essere intuitiva e semplice da usare, l’applicativo deve essere facilmente accessibile sia per te, admin, che per gli user (dipendenti). L’interfaccia deve essere adattabile a tutti i devices (pc, tablet, smartphone).
Mobile
Il software di rilevazione presenze cloud deve poter consentire di timbrare, tramite apposita app o web-app, anche al personale fuori sede sia da smartphone che da pc.
GPS
Per il personale fuori sede, che timbra da smartphone, occorre poter rilevare la posizione con le coordinate GPS, quindi la posizione in tempo reale e anche con Geo-fence.
Lettori presenze
Verifica che il software presenze cloud sia interfacciabile a tutte le tipologie di rilevatori presenze da quelli a badge fino a quelli ad impronte digitale e riconoscimento facciale.
Questo per rendere l’autenticazione più veloce ed affidabile.
Workflow
Il software deve poter gestire il cosiddetto “workflow”, la procedura per le richieste / approvazione dei giustificativi come ad esempio ferie, permessi e straordinari. Inoltre deve poter gestire il saldo e le ore / giorni residui.
Payroll
Il software gestione presenze cloud deve poter scambiare i dati con altri gestionali, in particolare con i software delle paghe (payroll), sia nel caso dell’applicativo paghe gestito direttamente “in house” dal cliente, sia per quello del consulente paghe. In Italia ci sono circa 40 gestionali paghe diversi, considerando che il cliente potrebbe cambiare gestionale paghe o consulente, il software presenze deve gestirli tutti o quasi.
Orari
Il software presenze cloud deve poter gestire diverse tipologie di orari in modo preciso, come per esempio orari giornalieri spezzati, turni di lavoro h24, orari settimanali ecc..
Dati
I dati sensibili degli user (dipendenti) devono essere adeguatamente protetti, il software in cloud deve rispettare la Normativa Privacy - G.D.P.R. Regolamento 2016/679.
Elasticità
Scalabilità ed elasticità devono essere due caratteristiche intrinseche del software rilevazione presenze cloud. In particolare sapersi adeguare alle diverse dimensioni delle aziende clienti (esempio il numero di dipendenti).
Assistenza
Un valido software di rilevazione presenze cloud, deve avere queste particolarità:
Usabilità
Festando il software cloud devi verificare che sia di facile utilizzo e soprattutto intuitivo, sia per gli amministratori (admin) che per i dipendenti (user).
Moduli
Devi controllare che il software presenze in cloud, abbia tutti quei moduli di base oppure opzionali che soddisfino le richieste del cliente.
Statistica
Devi controllare che il software presenze abbia un modulo di elaborazione statistiche, sia per le presenze che per le assenze.
Fuori sede
Per i dipendenti che lavorano fuori sede, deve essere possibile timbrare tramite il loro cellulare (o quello aziendale se fornito), con apposita App-Presenze (o Web-app). L’app deve consentire la geolocalizzazione GPS.
Privacy
Il software presenze cloud deve garantirti la protezione dei dati secondo le disposizioni G.D.P.R. e della Privacy.
Altri sistemi
Il software cloud deve potersi integrare con altri sistemi, primo tra tutti quello delle paghe ed i sistemi HR in genere.
Multilingue
Il sistema deve possedere una piattaforma multilingue espandibile, minimo IT / EN, ma che sia ampliabile ad altre lingue tramite apposita matrice.
Conclusioni
Selezionare un fornitore per il software delle presenze in cloud, rappresenta in investimento significativo per la tua realtà aziendale. Devi considerare per prima cosa quali sono le tue esigenze e che cosa ti offre il mercato. Il miglior software di rilevazione presenze cloud selezionato, ti consentirà di migliorare la gestione del personale, incrementando la redditività contenendo i costi.
